Új pénztárgépet vegyek? Használt pénztárgépet vegyek? Vagy béreljek?
A cikksorozatunkban ezekre a kérdésekre keressük meg a választ, konkrét adatokkal, számokkal és a lehetőségekkel.
Ebben a cikkben az új pénztárgép vásárlását vesszük sorra. Az ezzel kapcsolatos előnyöket és hátrányokat vizsgáljuk meg és megnézzük, hogy konkrétan mennyibe is kerül ez a művelet.
Amennyiben úgy dönt hogy új pénztárgépet vásárol, a következő előnyökre tesz szert.
A készüléket nem szükséges havi bérleti díjat fizetnie, csak a mobil-adat szolgáltatásért számít fel a szolgáltató havidíjat. A készülékre 12 hónap garancia van, tehát egy éven belül önnek nincsen költsége a géppel (rendeltetésszerű használat mellett) kapcsolatosan az előbb említett havi díj on kívül.
De nézzük meg, hogy milyen hátrányokkal jár az, ha új készüléket vásárol. Az új készülék esetén viszonylag magas készülék bekerülési ára, ezen felül még az üzembehelyezés díját is hozzá kell tenni a fizetendő összeghez. Az első év végén az első felülvizsgálatkor ki kell fizetni a felülvizsgálat díját. Innentől kezdve bármilyen probléma merül fel a készülékkel már nem vonatkozik rá garancia és az üzemeltető állja az összes javítási költséget.
Amennyiben saját készüléket üzemeltet, figyelemmel kell legyen az ajánlott szerviz Intervallumokra, melyek a következőek: minden második évben AEE akkumulátor csere javasolt. Minden negyedik évben javasolt a fő (működtető) akkumulátor cseréje is javasolt (értelemszerűen ilyenkor az AEE akkumulátorát is cserélni szükséges).
Annak érdekében hogy az összehasonlítás eredménye releváns legyen, egy Micra Jota típusú pénztárgépet vettünk alapul és az azzal kapcsolatos összes költséget. A második év költségeit az elmúlt 10 év tapasztalatai alapján számított átlagos szerviz költségekkel vettük figyelembe.
Az első évben esedékes költségek*
| A készülék ára: | 183 000 Ft |
| Az Üzembehelyezés költsége: | 10 000 Ft |
| Kezelői oktatás költsége: | 0 Ft |
| A mobil-adat havidíj: | 18 000 Ft |
| Éves Felülvizsgálat: | 31 462 Ft |
A második évben esedékes költségek**
| A mobil-adat havidíj: | 18 000 Ft |
| Éves Felülvizsgálat: | 31 462 Ft |
| AEE akkumulátor csere: (a felülvizsgálattal egy időben) | 11 550 Ft |
| Átlagos javítás költsége: | 19 500 Ft |
A fentiek alapján az első év költsége 242 462 Ft, a második év költsége 80 512 Ft.
Összesen: 322 974 Ft.
A következő cikkben a használt készülék vásárlását járjuk körbe.
*Az adatokat a 2023. február 20-án érvényes készülék, alkatrész és szerviz árlistáink nettó árai alapján állítottuk össze. Ezek a jövőben eltérhetnek a jelenleg feltüntetettektől.
** a feltüntetett szolgáltatásokat az alapján állítottuk össze amit az elmúlt 10 év tapasztalatai alapján feltételezünk, hogy igénybe fog venni a második évben.
A legtöbb pénztárgép üzemeltetőben idővel felmerül az a kérdés, hogy mire jó az éves felülvizsgálat, miért kell minden évben megcsináltatni és egyáltalán mi történik közben? Erre a kérdésre igyekszem választ adni a következő írásban.
Az első és legkézenfekvőbb válasz erre a kérdésre az, hogy a jogalkotó úgy rendelkezett, hogy a pénztárgép üzembehelyezését követő egy éven belül az üzemeltető köteles elvégeztetni az éves felülvizsgálatot. Azonban vannak ennél objektívebb érvek is, amik a felülvizsgálat mellett szólnak.
Fontos, hogy a pénztárgép adatkommunikációja a NAV szerverei felé folyamatosan és zökkenőmentesen működjön. Amióta online pénztárgépeket használnak ügyfeleink azóta a lejelentési kötelezettségek megváltoztak, módosultak és a pénztárgép direkt módon küldi el a NAV felé többek között a napi forgalmi adatokat. Ebből egyértelműen következik, hogy az üzemeltető saját érdeke az, hogy a pénztárgépe adatkommunikációja folyamatos legyen.
Az éves felülvizsgálat két részre bontható az egyik része a szoftveres felülvizsgálat, a másik része pedig az úgynevezett hardveres felülvizsgálat. Ezekről fogok most bővebben írni, hogy átláthassa, melyik felülvizsgálat során mi történik.
A szoftveres felülvizsgálat során a felülvizsgálatot végző műszerész megvizsgálja, hogy a pénztárgépen futó úgynevezett firmware megfelel-e a jogszabályi előírásoknak, rendeltetésszerűen működik-e és a pénztárgép megfelelően kommunikál-e a NAV szervereivel.
Amennyiben ebben a felülvizsgálati szakaszban a műszerész valamilyen hibát tár fel úgy azt azonnal javítani szükséges, erről a műszerész gondoskodik. Elképzelhető, hogy a mindennapi használat során bizonyos szoftveres hibákat az üzemeltető nem vesz észre és nem akadályozza a mindennapi ügymenetet. Azonban az adóhatóságnál problémát érzékelnek, így a későbbiekben ellenőrizhetik a készüléket, illetve az üzemeltetőt.
Belátható tehát, hogy az üzemeltető saját érdeke az, hogy a felülvizsgálatot mindig elvégeztesse és a készülék rendeltetésszerűen működjön.
A hardveres felülvizsgálat során megvizsgáljuk a készülék fizikai állapotát az abban található akkumulátorok kondícióját és, hogy minden részegység megfelelően működik-e. Gondolva itt a billentyűzetre a kijelzőkre és a nyomtatóra.
Amennyiben valamelyik részegység nem megfelelően működik úgy a műszerésznek kötelessége a javítást még a felülvizsgálat során elvégeznie amennyiben ez lehetséges. Ez biztosítja azt, hogy a mindennapi használat során ne hibásodjon meg a készülék és így ne kelljen nyugta tömböt használni vagy egyéb nehézségekkel szembesülni.
Fontos, hogy a pénztárgép adatkommunikációja a NAV szerverei felé folyamatosan és zökkenőmentesen működjön. Amióta online pénztárgépeket használnak ügyfeleink azóta a lejelentési kötelezettségek megváltoztak, módosultak és a pénztárgép direkt módon küldi el a NAV felé többek között a napi forgalmi adatokat. Ebből egyértelműen következik, hogy az üzemeltető saját érdeke az, hogy a pénztárgépe adatkommunikációja folyamatos legyen.
A pénztárgép éves felülvizsgálatát csak pénztárgép műszerész végezheti el. A szoftveres felülvizsgálatot egyidejűleg csak azon műszerész végezheti el, aki rendelkezik a forgalmazó által kibocsájtott tanúsítvánnyal az adott készülékről.
A szervizünknél az éves felülvizsgálat ára jellemzően bruttó 25 000 Ft alatt van. Ez azonban más szervizeknél eltérő lehet és függ attól, hogy az adott szerviz műszerésze jogosult-e a szoftveres felülvizsgálat elvégzésére vagy egy másik szervizben kell igénybe venni a szoftveres felülvizsgálatot. A szervizünk munkadíjairól és a felülvizsgálat áráról az alábbi linken tájékozódhat honlapunkon.
A felülvizsgálat a következő tételekből tevődik össze:
Az első a hardveres felülvizsgálat díja, a második pedig a szoftveres felülvizsgálat díja. Ezt a kettőt azok a szervizek, amelyek jogosultak mind a két felülvizsgálat egyidejű elvégzésére nem szokták külön feltüntetni, az egy összegben szerepel a szerviz felülvizsgálati árában.
Fontos tudni, hogy a szerviz elvégzésével úgynevezett szoftveres fejlesztési díjat is fizet az ügyfél a pénztárgép és az adóügyi ellenőrző egység gyártójának. Ez azt jelenti, hogy a felülvizsgálat során fizetni kell a matricáért és a szoftveres felülvizsgálat tanúsítványáért. Ez nem a szerviz díjazása ezeket a díjakat a szerviznek is ki kell fizetnie.
A jogalkotó úgy rendelkezett, hogy a pénztárgép éves felülvizsgálatáról minden esetben az üzemeltetőnek kötelessége gondoskodni. Ez azt jelenti, hogy amennyiben a pénztárgép felülvizsgálatát elfelejtette bejelenteni, nem időben jelentette be vagy egyéb okokból elmulasztotta, semmilyen esetben nem hárítható a felelősség a szervizre.
Annak érdekében, hogy ne maradjon el az éves felülvizsgálat mi megkérjük ügyfeleinket, hogy írják fel naptárunkba, hogy mikor esedékes az éves felülvizsgálat. Mi nyomonkövetjük az ügyfelek szerviz időintervallumait, így mi is tájékoztatást adunk arról, hogy mikor lesz esedékes a felülvizsgálat. Ezen túl a pénztárgépet úgy állítjuk be, hogy néhány héttel a szerviz időpontja előtt figyelmeztesse önt arra, hogy hamarosan esedékes lesz a felülvizsgálat.
Amennyiben további kérdése merül fel az éves felülvizsgálattal kapcsolatban, esetleg érdekli, hogy hogyan lehet csökkenteni annak árát, kérjük keresse fel ügyfélszolgálatunkat.
Amikor ügyfeleink meghallják, hogy léteznek kiskasszák és nagykasszák, akkor tanácstalanul állnak az előtt, hogy vajon mit is jelent ez a két kifejezés. Ebben a témakörben szeretném most eligazítani önt, hogy megértse mi a különbség a kétféle készülék között. Hamar rá fog jönni, hogy valójában a kiskasszát már nagyon jól ismeri és nagykasszát is látott már, azonban eddig máshogy nevezte.
A kiskasszát hétköznapi nyelven pénztárgépnek szoktuk nevezni és talán már ön is használ ilyen készüléket vagy már látott ilyet amikor boltban járt. Az általánosan tudott, hogy mi az amire képes egy pénztárgép és mi az, amire nem. Típustól függően azonban eltérhetnek a pénztárgépek, azaz kis kasszák képességei.
Biztos vagyok benne, hogy nagykaszával is találkozott a hétköznapokban, csak esetleg nem tudta, hogy így hívják. Amikor bemegyünk egy nagyobb bevásárlóközpontba akkor jellemzően az ott lévő pénztáros egy úgynevezett nagykasszán vagy angolul POS-on (Point Of Sale) dolgozik.
Ebben az írásomban arra kérdésre igyekszünk választ adni közérthető nyelven, hogy valójában mi is a különbség a kétféle készülék között.
Amikor szemügyre veszünk egy pénztárgépet (egy kiskasszát), akkor a következőket láthatjuk egy készülékházba összeépítve: egy billentyűzet (ennek kiosztása típusonként eltérő lehet), egy viszonylag kisméretű eladó oldali kijelzőt (ami vagy grafikus vagy alfanumerikus), továbbá egy másod kijelzőt vagy más néven vevő kijelzőt és a pénztárgép rendelkezik egy beépített nyomtató egységgel is. Ezeken felül a készülékházon kívülről találunk egy antennát. Továbbá csatlakoztathatjuk hozzá a tápegységet, ami segít tölteni a készülék belső akkumulátorát vagy ennek hiányában direkt módon biztosít tápellátást a készüléknek. Ez viszonylag zárt rendszer, de természetesen további perifériákkal is összeköthető. Ezekről a pénztárgépek jellemzőinél tud olvasni weboldalunkon.
Amikor egy nagykasszát veszünk szemügyre azt láthatjuk és az a legszembetűnőbb különbség, hogy egy nagy érintő kijelzője van a készüléknek ami jellemzően színes. A készülék többi részét nem is biztos, hogy elsőre látjuk, de ugyanúgy tartalmaz vagy beépítve vagy pedig különálló módon egy adóügyi nyomtató egységet és vevő kijelzőt is. Csatlakoznak hozzá különböző opcionálisperifériák szintén attól függően, hogy milyen készülékről és milyen felhasználási módról van szó.
A kiskasszák jellemzően arra vannak kitalálva, hogy ne tároljunk benne cikktörzset. Ennek a hétköznapi nyelven cikktörzsnek nevezett adatbázisnak az elemeit hívjuk szak nyelven PLU-nak. Tehát a pénztárgépünk arra alkalmas alapesetben, hogy a termékeken lévő árat beütve majd hozzá ütve a gyűjtőt, el tudjunk adni termékeket. Ebből logikusan fakad az, hogy nem képes (vagy csak nagyon alapszinten) a készülék raktárkészlet kezelésre. Továbbá nem képes arra sem, hogy a nap végén pontos riportokat adjon nekünk a termékekről a fizetési módokról, illetve az átlagos kosárértékről, stb…. Lehetőség van a pénztárgépekben is különböző módokon önállóan kezelni raktárkészletet illetve cikk törzset (azaz PLU-kat), de ez a gyakorlatban nem egyszerű feladat.
A legtöbb esetben, ha a pénztárgéppel kívánunk cikk törzset vagy raktárkészletet kezelni akkor szükségünk van egy külső szoftverre, amely egy számítógép segítségével összeköttetésben áll a pénztárgéppel, így a pénztárgépen keresztül beolvasott vonalkód alapján kikeresi az adott terméket a számítógép adatbázisából és ezt tudja feltüntetni a nyugtán.
A pénztárgép alapfunkciói közé tartozik továbbá a napnyitás, a napzárás, a bankkártyás és utalványos vagy készpénzes fizetések elkülönítése, valamint a különböző pénzmozgások kezelése. Ilyen lehet például a pénz be vagy ki funkcióval ellátott ki és befizetési bizonylatok nyomtatása.
A fent leírtakon túl a POS terminálok sokkal összetettebb feladatok elvégzésére is képesek sokkal szélesebb körű riportokat tudunk lekérni belőlük, valamint ezek a készülékek már önmagukban tartalmazzák azt a számítógépet amelyik kezeli a cikk törzsünket és az árukészletünket. Össze lehet kötni bankkártya terminállal, így nem szükséges külön beütni a fizetendő összeget, ellenőrizni a tranzakció sikerességét. Ezt a nagy kassza automatikusan végrehajtja a bankkártya terminállal együttműködve. A nálunk kapható nagykasszák továbbá rendelkeznek egy online felülettel melynek segítségével kezelhetjük a cikkeinket, az árakat, a mennyiségi egységeket, stb… Az adatbázist biztonságos felhőben tárolják és a bizonylatokat is könnyen elérjük innen, sőt még a könyvelőnek is tudunk hozzáférést biztosítani.
Ezeken túl lehetőséget kínálnak számunkra összetett forgalmi riportok készítésére, illetve meghatározott forgalmi időszakok adatainak összehasonlítására.
Hasznos funkciójuk még, hogy úgynevezett egyszerűsített számlát lehet velük nyomtatni. Így nem szükséges külön számlázó programot fentartani a bankkártyás és a készpénzes számlák nyomtatására, ezeket egy bizonylatra nyomtatja akár a bankkártya terminál visszaigazoló bizonylatával. Jelentős költséget takaríthatunk meg tehát ha 80 mm széles termo papírszalagot használunk A4-es papírlapok helyett.
Az elején összehasonlított rendszerek összetettségében tapasztalható különbségek okán a fenntartási és a karbantartási költségek is mások. Míg egy kiskassza havi fenntartási költsége csupán nettó 1500 Ft + ÁFA, addig egy nagykassza fenntartási költsége ennél valamivel magasabb, igaz sokkal többet kaptunk a pénzünkért.
A nagykassza fenntartási költsége sem csillagászati összeg, a szorzó nagyjából négyszeres, azonban legalább két szoftvert és egy számítógépet megspórolunk ezért a minimális többlet költség ért. Az általunk kínált nagy kasszák havidíjában benne van a bankkártya terminál és a hozzá tartozó szoftvercsomag havidíja is, így belátható, hogy valójában nem is kerül többe a fenntartása, mint egy pénztárgép + számlázóprogram + bankkártya terminál havi költsége és még a hétköznapokat is leegyszerűsíti, hogy csak egyféle papírt kell beszerezni és nem háromfélét.
Amennyiben kiskassza azaz pénztárgép beszerzésen gondolkodunk nagyságrendileg 130-140 000 Ft-os nettó vételára kell számolni. Ennél csak valamivel drágább egy nagykassza beszerzése, a nálunk kapható nagykassza ára 199 000 Ft + áfa.
Azt javaslom, hogy ha kiterjedt árukészlettel rendelkezik és szeretné nyomon követni a raktárkészletét, fontos a gyors eladás és a forgalmi riportok, valamint az automatizált bankkártyás fizettetés, bátran válassza nagykassza kínálatunkat!
A különbségekről és tulajdonságokról még több tíz, vagy száz oldalon keresztül tudnék írni, azonban ebben az így sem rövid cikkben azokat a jellemző különbségeket gyűjtöttem össze, amik talán a legfontosabbak. Ezzel együtt azt javaslom, hogy mielőtt meghozza döntését, keressen fel bennünket!
Az AP szám a pénztárgépek azonosítására használt számsor, melyet a készülék minden nyugtájukon megjelenít az AP jel után. Az első három számjegye megegyezik a pénztárgép típusának a forgalmi engedély számával, a többi számjegy pedig a készülék egyedi azonosítását teszi lehetővé.
Az AP számot a hatályos jogszabály szerint „a pénztárgépen vagy a pénztárgéphez egyértelműen köthetően, a vásárló számára láthatóan, legalább 3 cm-es betűkkel, jól olvashatóan fel kell tüntetni…”.
Annak érdekében, hogy minél könnyebben használtba vehesse a pénztárgépét, minden modellünk dobozába teszünk egy, az AP számot az előírt méretben tartalmazó matricát, ezt kell a megfelelő helyre ragasztania az üzletben.
A számsort a beüzemelés során rögzítjük a pénztárgép memóriájában, az elhelyezkedését a bizonylatokon az alábbi kép mutatja be.
Az online pénztárgépek megvásárlását és a kiskasszák, valamint nagykasszák adóügyi ellenőrző egységének (AEE) a cseréjét be kell jelentenie az adóhatóságnak. Hasonlóan kell eljárni az átszemélyesítés esetén is, erről a cikk végén ejtek szót.
Ehhez egy nyomtatványt, a PTGREG űrlapot kell kitölteni és eljuttatni a NAV-hoz. Ezt az adatlapot az ÁNYK nyomtatványkitöltő program segítségével küldhetjük el.
Az ÁNYK keretprogramot ide kattintva éri el.
A PTGREG nyomtatványt pedig ide kattintva.
A NAV a digitális formában küldött bejelentésekre öt napon belül válaszol (ez a gyakorlatban a tapasztalataink szerint 24 óra alatt megtörténik). Egy kétoldalas dokumentumot fognak elküldeni Önnek, amely tartalmaz egy 16 jegyű számsort és egy vonalkódot is, ez a pénztárgép regisztrációs kód.
Ezt a teljes dokumentumot kell eljuttatnia nekünk ahhoz, hogy üzembe tudjuk helyezni a pénztárgépét, vagy ki tudják cserélni, a meglévő készüléke AEE egységét. A regisztrációs kód igénylésének módjáról ide kattintva töltheti le a NAV tájékoztatóját.
Amennyiben a pénztárgép átszemélyesítéséhez kér kódot, azt a PTGREG nyomtatványon kell megjelölnie. A két kód technikailag nem különbözik egymástól, azonban azt kérjük, mindig a megfelelő kódot kérje!
A régebbi- és az új online pénztárgépek között a legnagyobb különbséget egy új alkatrész az adóügyi ellenőrző egység jelenti. Ez az eszköz biztosítja a titkosított adatkommunikációt a NAV szerverei és a készülékek között, és ennek a beépítése növelte meg jelentősen az új készülékek árát.
Az ellenőrző egység a pénztárgép használat szinte mindegyik elemét folyamatosan rögzíti; a nyugtakibocsátás mellett a ki- és bekapcsolásról, az áramszünetekről, vagy a gyakorló mód használatáról is feljegyzéseket készít. Az Adóügyi Ellenőrző Egység által elmentett adatokat a NAV bármikor lekérheti, hogy szúrópróbaszerűen ellenőrizze a pénztárgép tulajdonosokat, ezért a készülékeknek, ahol erre lehetőség van, folyamatos kapcsolatban kell állniuk az adóhatóság szervereivel a mobilhálózatokon keresztül.